Logra el éxito empresarial en verano: organiza las vacaciones del negocio

Ya casi es verano, comienzan las vacaciones en la empresa y… aún no tienes un plan para organizarlas. Si esta es la situación que atraviesas, no te preocupes, porque hoy queremos contarte qué debes hacer para que cada empleado pueda planificarse su tiempo libre sin que redunde en una pérdida de actividad por parte de tu negocio.

Suena fácil y es que en realidad lo es. Antes de decidir si quieren ir a la playa o a la montaña o si quieren ir al campo a pasar sus vacaciones, tienes que informarles sobre el protocolo que vais a seguir para que puedan elegir en orden y de forma justa.

Tener en cuenta los periodos de inactividad, los festivos y la elección de un software de gestión es clave para tener éxito, pero también lo es seguir estos consejos que te enseñamos en este artículo. Empieza por aplicarlos paso a paso y verás cómo puedes conciliar los horarios sin tener que preocuparte por las bajas o las ausencias de última hora.

¿Quieres organizar las vacaciones del equipo? Sigue estos trucos

 Lo primero que debes hacer antes de empezar la planificación es establecer un sistema adecuado para que puedas designar cuándo se va a tomar las vacaciones cada empleado. Piensa en el modelo que vayas a seguir, priorizando a los padres con niños, al personal que lleva más tiempo o de forma rotativa, y asegúrate de que les informas bien para evitar malentendidos.

En una empresa pequeña no hay tantos líos para organizar a los trabajadores, pero en aquellas que exceden de los 50 empleados puede convertirse en un auténtico caos. Diseña un protocolo a medida y aprovecha las nuevas tecnologías para automatizar tareas como el control de las horas o los días que cada uno coge de vacaciones.

En esto puede ayudarte tener un documento digital donde recojas toda la información que necesites. Empieza una hoja de excel o prueba un programa informático que te permita hacer cálculos, como las herramientas específicas de Microsoft y Apple, que además vienen con funcionalidades para que puedas reasignar las tareas de tus empleados cuando vuelvan de sus merecidas vacaciones.

Ahora solo tienes que poner colores a cada uno de ellos. Divide los grupos de trabajo y los departamentos para que te sea más fácil, e intenta que el documento sea amigable y vistoso. De esta forma, te será mucho más fácil cubrir posibles bajas de última hora en los equipos, que suelen tener personal muy cualificado y necesitan de una mayor planificación para que un área de trabajo no se quede “coja” sin que te des cuenta.

Después, tienes que proceder a registrar los días de vacaciones para cada trabajador. Investiga las fórmulas matemáticas que te permite tu programa, de forma que las horas se sumen de forma automática y tengas un recuento del total anual para poder hablar con ellos si ves que les quedan días por gastar.

Cuando vayas a hacerlo, no te olvides de revisar el tipo de contrato que tienen. Es posible que tengan algún día de vacaciones de más por asuntos propios, por bajas laborales o por otras causas, así que siempre viene bien echar un vistazo para que todo esté bien claro. Quién sabe, puede que tengan tiempo y decidan reservarlo para más adelante, lo que te vendrá muy bien para planificar el futuro de la empresa.

En este proceso es muy importante saber qué objetivos te has marcado como empresario o emprendedor. Si has sido muy exigente de septiembre en adelante, tendrás que distribuir bien el trabajo y asegurarte de que tu hoja de excel recoge un apartado específico donde se indique cómo vas a dinamizar a los trabajadores cuando vuelvan de sus vacaciones. Esto te permitirá anticipar los inconvenientes, como las entregas urgentes a clientes o las inversiones que requieren de un gran capital.

En último lugar, es importante que sepas delegar si ves que no tienes el control de la situación. Confía en tu equipo y designa responsables que tengan acceso al documento, de forma que puedan controlar las vacaciones de los demás empleados y puedan descargar o cargar de tareas a aquellos que se hayan quedado en la empresa. Esto les permitirá reincorporarse y llevar a cabo tareas de calado, como organizar los contratos temporales durante los días festivos. Deposita tu confianza en ellos y verás cómo saben estar a la altura de la situación.