¿Cómo se hacen las facturas de exportación de productos correctamente?

Las empresas que venden sus productos fuera de España deben estar familiarizadas con un concepto clave: facturas de exportación. Cabe señalar que, cuando hablamos de facturas de exportación, solemos referirnos, por lo general, a facturas comerciales por la compraventa de un producto concreto. En este artículo te contamos cómo hacer estas facturas correctamente y en qué casos debe hacerse.

¿Qué es y cuándo debe hacerse una factura comercial de exportación?

Una factura de exportación es el documento legal que justifica la venta de un producto determinado a un cliente ubicado fuera del país de origen de la empresa que lo vende. Es decir, cualquier venta que realices fuera de España. En esta factura se reflejan todos los datos relacionados con dicha operación: tipo de mercancía, precio de la misma, modo de envío, forma de pago, etc.

Por tanto, siempre que exportes un producto debes emitir una factura de exportación. Es el documento que necesitas para justificar todo aquello que declares posteriormente a la Agencia Tributaria. En caso contrario, la venta no se considerará efectiva a ojos de Hacienda, lo que podría conllevar sanciones económicas.

Las facturas de exportación son documentos de carácter contable, y como tal, deben contener una serie de datos imprescindibles en cualquier operación comercial. En realidad, son muy parecidas a las facturas comerciales estándar, si bien hay una serie de cuestiones que conviene tener en cuenta.

Facturas de servicios: qué tipos hay

En la mayoría de los casos, sobreentendemos que las facturas de exportación se refieren a productos. Pero, ¿qué ocurre con los servicios? Según el Acuerdo General sobre Comercio de Servicio y la Organización Mundial de Comercio, existen cuatro tipos de servicios distintos:

• Consumo en el extranjero. Sucede cuando el comprador va físicamente al país de origen a recibir la prestación del servicio.
• Suministro transfronterizo. Es uno de los más comunes, y hace referencia a los servicios que traspasan fronteras sin que ello conlleve un traslado físico del comprador ni del vendedor. Por ejemplo, un proyecto de consultoría que se envía por correo electrónico.
• Movimiento temporal de personas. Se refiere al desplazamiento temporal de efectivos que realiza la empresa que presta el servicio durante el tiempo determinado que este dure.
• Establecimiento comercial. En este caso, el vendedor habilita un local comercial en otro país desde el que proporciona los servicios.

Cómo hacer la factura de exportación: conceptos que debes contemplar

Al igual que sucede con las facturas comerciales habituales, las de exportación deben incorporar una serie de datos de obligado cumplimiento. Es importante señalar que no hay un modelo de factura de exportación estandarizado, sino una serie de información que está regulada en el reglamento 1619/2012 por el que se regulan las obligaciones de facturación. Estos son los datos que, obligatoriamente, debe contener:

• Número y serie de factura, cuya numeración deberá ser correlativa.
• Fecha de expedición.
• Nombre y apellidos, razón o denominación social del comprador y del vendedor.
• Domicilio del comprador y del vendedor
• Descripción de la mercancía vendida con el precio por unidad y el total a pagar, incluyendo gastos e impuestos aplicables. En este caso, deberás reflejar la divisa en la que se haya acordado realizar la operación.
• Tipo impositivo aplicado.
• Condiciones de pago.
• Origen de la mercancía.
• Medio de transporte utilizado.
• Código de comercio internacional para identificar las condiciones de la entrega y establecer las responsabilidades de cada parte.

Cuestiones adicionales a tener en cuenta

Será necesario adjuntar la factura proforma o el presupuesto o pedido de referencia al que está asociada la factura de exportación. Además, según estipula este reglamento, el importe se podrá expresar en cualquier moneda. Lo único que debes tener en cuenta es que la cuantía del impuesto que se repercuta debe expresarse en euros, para lo que tendrás que utilizar el tipo de cambio.

En lo que respecta al idioma de la factura, estas pueden emitirse en cualquier lengua. No obstante, la Administración tributaria de cada país podrá solicitar la traducción oficial de la factura si no está en la lengua oficial del estado.

Asimismo, la factura de exportación debe contener todos los datos de obligado cumplimiento en ambos países. Por tanto, infórmate sobre cuál es la información que debes aportar en el país de destino de la mercancía y asegúrate de plasmarla en la factura.

Facturas intracomunitarias: particularidades a tener en cuenta

Las operaciones comerciales que tienen lugar entre dos países miembro de la Unión Europea se denominan operaciones intracomunitarias. Los distintos acuerdos suscritos entre ellos han generado un espacio económico común, y, por tanto, hay algunas consideraciones importantes a la hora de hacer una factura de exportación.

Además de los datos anteriormente mencionados, en la factura debe reflejarse el Número de Identificación Fiscal de ambas partes. Para ello, las dos empresas deben estar dadas de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios. Este registro es fundamental para poder aplicar la exención de IVA en ambos casos.

Por otro lado, tendrás que incorporar los códigos de Arancel Integrado de la Unión Europea (TARIC), que definen qué tipo de arancel tiene cada mercancía.

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